GLOSARIO:
AVERÍAS:
Daño, rotura o fallo en un mecanismo que impide o
perjudica el funcionamiento de una máquina o un vehículo: el técnico no encuentra la avería del coche.
ALMACÉN
DE BLOQUE Sistema de almacenamiento por apilado directo de las
cargas, sin soportes o elementos de constitución de cargas unitarias.
ALMACENAJE Se
refiere a la administración del espacio físico necesario para el mantenimiento
de las existencias, en definitiva estamos refiriéndonos al diseño y gestión
operativa de los almacenes y de las diferentes herramientas y - 1 - tecnologías
que deben utilizarse para optimizar la operación. Los almacenes juegan, pues,
el papel de intermediarios a lo largo de la cadena logística y por tanto su
importancia es de auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de
despilfarros, en potencia, a lo largo de toda la cadena.
ALMACENISTA
Empresa cuya actividad consiste, de acuerdo con lo que se establezca en un
contrato, en recibir en depósito y en locales adecuados los bienes o mercancías
ajenos. Puede efectuar operaciones de ruptura de cargas, almacenamiento,
custodia, manipulación, administración, control de , preparación de pedidos y
cualquier otra que se haya convenido. Inclusive puede realizar su posterior
distribución a quien determine el depositante, en virtud de un contrato de
transporte, en la forma, tiempo y lugar que éste determine.
ANÁLISIS DE CORRELACIÓN Y REGRESIÓN: Modelo estadístico para medir la
cantidad promedio de cambio en la variable dependiente que está relacionada con
un cambio por unidad en las cantidades de una o más de las variables
independientes.
ASIGNACIÓN DEL COSTO: La distribución de unos costos generales en centros de
responsabilidad específicos. Términos sinónimos: Acumulación de costos, re ubicación del costo, resignación del costo, prorrateo del costo y
distribución del costo.
BASE
DE ACTIVIDAD: Factor que expresa o mide con la mayor
exactitud la actividad total de un centro de responsabilidad.
BASES
PARA LA ASIGNACIÓN DEL COSTO: Una manera sistemática para relacionar unos
costos determinados con un objetivo específico.
CARGA
FABRIL: Ver costos generales de fabricación.
CUANTIFICAR: es el
proceso de convertir un objeto a un grupo de valores discretos, como por
ejemplo un número
entero. Dependiendo del campo de estudio, el término cuantificación
puede tomar diferentes definiciones.
DEPRECIACIÓN: Gasto o desgaste de algunos bienes por causa
del uso durante el tiempo.
CÓDIGO DE BARRAS: Elemento de codificación y lectura, numérico
o alfanumérico, compuesto por señales de distinto grosos, espaciadas según normal
especificas. Su lectura mediante pistolas láser, identifica el artículo en
cuestión.
COMPRAS:
Adquisición de bienes tangibles (mercancías) o de intangibles (servicios o
derechos –patentes, marcas-), entregando dinero u otro bien o servicio a
cambio.
FLETE:
Tarifa
del servicio de transporte que implica un cálculo que combina las variables de
distancia del viaje y peso, volumen, valor y riesgos propios de la carga.
GERENTE
DE INVENTARIOS: Desarrolla e implementa planes para
optimizar costos de inventario y metas de servicio al cliente en plantas,
centros de distribución y/o bocas minoristas. Se responsabiliza por el
pronóstico de necesidades, analizando los patrones de movimientos, despliegue
de productos, informes de rendimiento y resolución de desvíos. Trabaja con las
gerencias de compras y logística para establecer los lotes óptimos de compra,
las metas de inventario y los objetivos de rotación
GESTIÓN
DE STOCK: La gestión de las existencias define lo que debe estar
almacenado y lo valora.
GRANEL: Mercancía
transportada sin envase o embalaje, generalmente referido a minerales,
semillas, abonos, líquidos, cementos, etc.
INVENTARIOS:
Mercancías, materiales o suministros para ser utilizados en la operación de la
empresa.
INVENTARIO
DE MATERIALES DIRECTOS: Los materiales directos o materias
primas que se tienen disponibles en una fecha determinada
INVENTARIO
DE PRODUCTOS EN PROCESO: Bienes que se encuentran en el Unidad
Introductoria proceso de producción pero que no están aún completamente
terminados. Se les conoce como productos en proceso.
INVENTARIO
DE PRODUCTOS TERMINADOS: Mercancías completamente terminadas
pero aún no vendidas.
MANUFACTURERA: es una fase de la producción económica de los bienes. Consiste en la transformación de materias
primas en productos manufacturados, productos elaborados o productos terminados para su distribución y consumo.
PUNTO
DE PEDIDO: Nivel a partir del cual es preciso realizar un nuevo
pedido
SISTEMA
DE INVENTARIO: Conjunto de políticas y controles que
supervisa los niveles de inventario y determina cuales son los niveles que
deben mantenerse, cuando hay que re abastecer el inventario y de qué tamaño
deben ser los pedidos.
STOCK:
Producto almacenado listo para ser vendido, distribuido o usado.
STOCK
DE SEGURIDAD: Artículos de uso excepcional, que cubren
los riesgos derivados de la aleatoriedad de las salidas de almacén.
STOCK
MÁXIMO: Máxima cantidad de producto que es capaz de almacenarse en un
determinado almacén. También tiene la aceptación de ser la máxima cantidad de
producto que debe almacenarse en un almacén para que este sea rentable. No
tiene por qué coincidir con la capacidad real del mismo.
STOCK
MÍNIMO: Mínima cantidad de producto que se debe almacenar en un
almacén, para poder dar un servicio adecuado. Si se rebasa hacia abajo este
Stock, se pueden producir los llamados "Roturas de Stock".
SALIDAS
DE ALMACÉN: Forma o documento utilizado para cargar el
material despachado por el almacén de una empresa, para una orden de trabajo,
departamento o Unidad Introductoria centro de responsabilidad.
ZONA
DE PACKING: Zona en donde se preparan los pedidos embalando los
productos.
EL INVENTARIO
Es
el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el
ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en el que fueron comprados o
para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.
Es uno de
los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto
en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General,
el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de
las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.
IMPORTANCIA
El inventario tiene
como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para
su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel
vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de
producción y de esta forma afrontar la demanda.
El volumen de ventas, en economía, es una magnitud contable que agrega todos los ingresos que una empresa o unidad contable ha tenido, con motivo de su actividad ordinaria, en un periodo de tiempo determinado
COTIZACIÓN
FUNCIONES DEL
AUXILIAR DE INVENTARIOS
- Contribuir con la información necesaria para la conformación del Programa Anual de Adquisiciones.
- Programar, dirigir y controlar las actividades de recepción, despacho, registro y control de los bienes destinados al uso y/o consumo de las áreas.
- Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
- Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las áreas solicitantes.
- Mantener el registro y control de máximos y mínimos de existencias de bienes, turnando al Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposición del nivel mínimo de inventario en el almacén.
- Levantar anualmente el inventario físico de activo fijo y de existencias en los almacenes establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y, aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
- Mantener actualizado el control de asignación y resguardo del activo fijo propiedad, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el número de inventario, ubicación, costo y condición física del bien, recabando la firma del responsable de su custodia.
- Llevar a cabo las acciones que permitan la concentración de equipo obsoleto, en mal estado o en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efectúe el registro correspondiente.
- Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad, aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
- Preparar la información trimestral para el Comité de Control y Auditoria, así como para el informe de las sesiones de la Junta Directiva.
- Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la dirección de recursos materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
- Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.
CLASES DE INVENTARIOS
MATERIA PRIMA
Comprende los elementos básicos o
principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad
industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales,
los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo
terminado o acabado.
MATERIA AUXILIAR
Materias primas
secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de industria, artículos
de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria, dentro
de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las
operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria
tiene gran relevancia. Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento
de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su
gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos
varían en relación a sus necesidades.
MATERIALES EN PROCESO
Consiste en todos los artículos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es decir productos parcialmente terminados
que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les
aplicó la labor directa e y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momentos dado.
Una
de las características de inventarios de productos en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia de proceso de producción.
PRODUCTO TERMINADO
Todas
las mercancías que un fabricante a producido para vender a sus clientes. Lo
constituye todos los artículos que están aptos y disponibles para su venta.
(Vídeo spa) servicio
ROTACIÓN DE PRODUCTOS
Es la cantidad de veces que el inventario debe ser
reemplazado durante un determinado periodo de tiempo, generalmente un año. Es
uno de los indicadores más utilizados en el sistema de inventarios, ya que
refleja la eficacia en general de la cadena de suministro desde el proveedor
hasta el cliente, puede calcular cada tipo de inventario y ser utilizado tanto
en el sector minorista como en el de fábrica.
VOLUMEN DE VENTA
Es la cantidad total de bienes, productos o ideas
vendidas dentro de un marco temporal dado, usualmente de un año. Puede ser expresada en términos
monetarios o en las cantidades de productos vendidos
Por otra parte, el volumen de ventas es una magnitud de gran
importancia a la hora de evaluar el tamaño y la
solvencia de una empresa. Para
evaluar la solvencia suele
tenerse en cuenta otras cifras como el resultado
operativo,
el capital social, el evitad o la misma suma de
los activos. Para evaluar el tamaño de la
empresa también
se tienen en cuenta otras cifras no puramente económicas,
como
el número de empleados.
FECHAS DE VENCIMIENTO
Respóndame con total franqueza: ¿es usted de los que
revisa la fecha de caducidad de los alimentos en el supermercado antes de
adquirirlos?; ¿realmente se preocupa por este tema?; o por el contrario,
¿pertenece al numeroso grupo de quienes no se detiene en este asunto al no
considerarlo importante?
Si se cuenta entre los primeros muchas felicidades,
pero si se halla en el bando de los segundos le recomiendo que en la próxima
compra dedique al menos unos pocos minutos a leer las fecha de vencimiento de
las mercancías, en particular las destinadas a su alimentación.
Le ofrezco ahora una breve guía acerca de algunos
grupos de productos que puede serle de utilidad.
En el caso de las conservas enlatadas pueden guardarse
por largos períodos con una condición: que las latas no presenten
deformaciones, hinchazones o alguna zona oxidada, en caso de poseer alguna de
estas características -aunque no tengan la fecha de vencimiento- no la compre y
mucho menos la consuma, corre el riesgo del botulismo.
Cuando se trata de agua, jugos y refrescos lo mejor es
respetar las fechas señaladas en los envases, así como las condiciones de
almacenaje, debe saber que en el caso de las que contienen gas, transcurridos
más o menos nueve meses pueden perder las burbujas.
Si nos referimos a salsas de uso bien frecuente:
mayonesa, ketchup o mostaza pueden adicionarse dos semanas a las recomendaciones de los productores antes de utilizarlas, ahora bien, tan pronto
se abran deberán usarse durante las siguientes dos o tres semanas; dos meses,
en el del caso del ketchup; y un poco más si se trata de la mostaza debido a su
contenido de vinagre.
No resulta ocioso tener presente que resulta
conveniente mantener estas salsas refrigeradas, y extremar el cuidado al
manipularlas pues pudieran contaminarse, ¿lo más recomendable? emplear cucharas
de madera o plástico bien limpias.
Al momento de ser usted el que tenga que recibir los
productos de su proveedor tenga en cuenta lo siguiente:
- Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.
- Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es en casos específicos de algunos productos.
- Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisado semanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.
- La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará salida y será dada de baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.
- No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se levantara un reporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia.
- Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se lleve semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo esté en orden.
- El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe ser con forme a esta, los productos más a la mano serán los que tengan la caducidad más próxima, para el momento de hacer transferencias dar la mercancía con la menor fecha de caducidad.
AVERÍAS
En la administración del inventario se debe controlar
los elementos averiados desde el momento de ingreso al almacén, para responsabilizar
al proveedor o al encargado del inventario.
Cuando el producto al
recibirlo se encuentre en mal estado, inmediatamente se le hace devolución al
proveedor para que éste nos reemplace el producto, la revisión de la mercancía
entregada se debe hacer delante de la persona encargada de transportarlo y
entregarlo.
CONTROL DE STOCK
Una
de las cuestiones a tener más en cuenta en la gestión de nuestra empresa es el
control de nuestros niveles de stock, esto es, de nuestra cobertura de
existencias. Se trata de una función básica en todo negocio y nos servirá para tener controlado en todo
momento nuestra capacidad de auto abastecimiento frente a las ventas del día a
día.
No hacerlo podría traducirse en una pérdida de clientes que pondría en riesgo
nuestra actividad empresarial.
No
en vano, la cobertura
de stock nos
está indicando el número de días de consumo que las existencias pueden cubrir,
por lo que teniendo este tema bajo control sabremos exactamente cuál es la
cantidad de mercadería que tenemos en nuestro almacén a disposición de nuestros
clientes, así como si las existencias en materias primas o productos en curso
son suficientes para mantener el ritmo en nuestra capacidad productiva.
Errar
en el control de stocks puede dar lugar a situaciones desagradables. Por
ejemplo, un cliente puede acudir a nuestro establecimiento a retirar un
producto e irse con las manos vacías porque debido a nuestra mala planificación
no hemos sabido cubrir su demanda. En este sentido, el control de stocks se vuelve
aún más importante si nuestra tienda es online, ya que en la misma el cliente paga por
anticipado y daríamos una mala imagen si primero cobramos su dinero y luego le
informamos de que no disponemos temporalmente del producto que ha adquirido.
Para
evitar situaciones como las descritas es importante saber cuándo nuestra
empresa ha de efectuar un pedido. Para ello, debemos prever el tiempo que
trascurre desde que se solicita el mismo hasta que se recibe y tener muy claro
cuál es el punto
de pedido óptimo.
Así, si nuestros proveedores tardan en reponernos un producto cinco días, no
podemos esperar a tener cero existencias del mismo para proceder a hacer el
pedido, ya que de actuar así careceríamos del stock necesario para cubrir
nuestra demanda durante esos días.
No
obstante, siempre puede haber algún imprevisto y producirse una ruptura de
stocks, es decir, quedarnos sin productos que vender. En estos casos, lo que
nunca debemos hacer es demorar
la información a nuestros clientes. Es nuestra obligación informarles sobre el tiempo
que tardaremos en reponerlo, ofrecerle la opción de anular el pedido o proceder
a su reembolso.
El stock de
una empresa se define como el conjunto de materiales y artículos que almacena
en espera de su utilización o venta posterior.
En el
caso de empresas industriales se debe mantener un stock determinado de materias
primas y otros aprovisionamientos para ser sometidos a una elaboración
posterior, productos semi terminados y productos terminados con los que hacer frente
a la demanda de sus usuarios o cliente.
MÁXIMO.
Debido al enfoque de
control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda
llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un
nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la
variación del excedente.
MÍNIMO.
Es la cantidad mínima
de inventario a ser mantenidas en el almacén.
PROMEDIO.
Es el volumen medio de
existencias que tenemos en almacén durante un período de tiempo. Nos expresa la
inversión que, por término medio, tenemos realizada en existencias. El nivel de
stocks en almacén evoluciona entre un máximo, que coincide con la entrada de un
pedido al almacén, y un mínimo, que refleja el volumen de stocks en el momento
antes de tener lugar la llegada al almacén de un nuevo pedido.
CÓDIGOS DE BARRAS
CÓDIGOS DE BARRAS
El código de barras es un sistema para identificar objetos y recoger datos automáticamente.
La primera patente para un código de barras, que tenía forma circular, fue solicitada en 1949 en Estados Unidos por N. J. Woodland. Los códigos de barras se emplearon por primera vez a principios de la década de 1960 para identificar material rodante ferroviario. Desde esa época a esta ha venido avanzando su aplicación.
Hoy en día este sistema de codificación utiliza barras y espacios paralelos que mediante las anchuras relativas de estos elementos identifican sus valores. Los códigos de barras representan datos en una forma legible por las máquinas lectoras, y son uno de los medios más eficientes para la captación automática de datos.
El código de barras se utilizó comercialmente por primera vez en 1966, pero pronto se dieron cuenta de que era necesario definir un estándar para el sistema. En 1970 se creó el primer estándar como código universal de identificación de los productos de las tiendas de alimentación. Luego el uso se extendió y se creó un estándar universal de identificación de productos.
BENEFICIOS DEL USO DE CÓDIGO DE BARRAS
- Agilidad en etiquetar precios.
- Rápido control del inventario de mercancías.
- Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de mercadotecnia.
- El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación.
Los códigos de barras pueden son utilizados para Control Interno y en la comercialización de productos en cadenas de almacenes. Para comercializar sus productos los almacenes requieren una asignación especifica según los diversos . Aquí en Colombia la IAC COLOMBIA es la entidad encargada de regular y permite que su producto tenga un número único en todo el mundo.
DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS.
Son los documentos que se
requieren para el proceso de la compra en una Empresa, ya sea para el uso de
esta o para la comercialización de los productos.
REQUISICIÓN.
La persona encargada de hacer las
compras de los materiales para la producción debe recibir una solicitud de
compras, sin la cual no puede iniciar ningún trámite para efectuarlas. De tal
forma, que la solicitud de compras es un instrumento de control que además de
amparar la operación, evita que se efectúen compras cuando no es necesario
hacerlas Dicha solicitud, tiene que estar autorizada por la persona que se encarga
de los inventarios de materiales, y debe incluir toda la información referente
al material solicitado:
-Número de solicitud.
-Fecha en la que se elabora.
-Clave del material.
-Descripción.
-Cantidad requerida.
-Punto de pedido.
-Indicar el departamento o cargo de la persona con autoridad
para expedirla (Control de inventarios).
-Firma de la persona que la autoriza.
Una vez que el encargado de hacer
las compras de materiales recibe la solicitud de compras, debidamente
autorizada, puede empezar a hacer los trámites necesarios para efectuar las
compras del material que se le solicitó. El primer trámite consiste en buscar
al proveedor que le ofrezca las mejores condiciones y precios a la empresa. De
tal forma que el encargado de compras debe efectuar una investigación con varios
proveedores potenciales para posteriormente elegir al que más le convenga. Con
el objeto de llevar un buen registro de los proveedores y para que quede evidencia
por escrito de la investigación realizada, el encargado de compras debe enviar
a cada proveedor un documento conocido como: solicitud de cotización a
proveedores. Dicho documento incluye la siguiente información:
-Número de solicitud de cotización a proveedores.
-Fecha en la que se elabora.
-Nombre del proveedor al cual se le pide la cotización.
ORDEN DE COMPRA.
Cuando el encargado de compras
recibe las contestaciones por parte de los proveedores de las solicitudes de
cotización a proveedores enviadas a los proveedores potenciales, se inicia otra
fase del trámite de compras, el cual consiste en elegir a aquel proveedor que
ofrece, en conjunto, las mejores condiciones y precios al negocio. No está de
más que el encargado de compras le pida su opinión a la persona que le solicitó
el material para hacer la elección del proveedor. De lo mencionado en el
párrafo anterior se desprende que el encargado de compras no puede hacer ningún
pedido, sin antes haber solicitado la cotización del material a varios
proveedores.
Una vez que se ha
seleccionado al proveedor que ofrece las mejores condiciones y precios, el
encargado de compras efectúa el pedido mediante un documento conocido como:
orden de Nombre del proveedor.
-Fecha en la que se efectúa la orden.
-Hacer referencia a la solicitud de cotización a proveedores, indicando
su número y fecha.
-Fecha en la que el proveedor deberá entregar la mercancía.
-Condiciones de pago.
-Hacer referencia a la solicitud de compras, indicando su número.
-Clave del material.
-Descripción.
-Cantidad solicitada.
-Importe parcial (precio unitario x unidades).
-Impuestos.
-Firma del encargado de compras.
-Firma del proveedor. Compra, el cual tiene por objeto formalizar la
operación de compra.
-Número de orden de compra.
REMISIÓN.
Es un documento que se emplea en
el comercio para enviar las mercaderías solicitadas por el cliente según su
nota de pedido y éste se encuentra impreso y membretado, según la necesidad de
la empresa. Sirve para que el comerciante tenga testimonio de los artículos que
ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el departamento de
ventas. Este documento se extiende por duplicado o triplicado según la
necesidad de la empresa, por lo general es práctico que sea un talonario con
tres copias, una queda en el talonario para la empresa que vende, la otra es
entregada al cliente junto con las mercaderías y la tercera es devuelta con la
firma de conformidad del cliente en el que certifica haber recibido conforme.
-Numeración correlativa
-Lugar y fecha
-Nombre o razón social de
comprador
-Dirección del cliente
-Detalle de los artículos
-Cantidad (indicando si son
docenas, cientos, etc.)
-Precio unitario y total
-Firma del vendedor
-Firma del cliente, comprador o
persona que recibe los artículos.
FACTURA.
La factura es un documento con
valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al
comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos
relacionados en la misma. La factura contiene la identificación de las partes,
la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y
fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos
conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los
impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este
documento suele llamarse factura de compraventa.
La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el
artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de
vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días
calendario siguiente a la emisión.
- Estar denominada expresamente como factura de venta.
- Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminación
del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta
- Fecha de su expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
- Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
NOTA DE ENTRADA.
Es importante que en cualquier negocio exista una
persona que asuma la responsabilidad de recibir los materiales que entregan los
proveedores. Para que dicha persona efectúe la recepción de materiales deberá
tener una copia de la orden de compra; de lo contrario, y por cuestiones de
control, no se debe recibir material. No obstante, si llega material al negocio
y el encargado de recibir el material no tiene en su poder la orden de compra,
debe hablar con el encargado de compras antes de rechazar el pedido y
solicitarle que le haga llegar una copia de la orden de compra.
Las tareas del encargado de recepción de materiales
consisten en hacer un recuento físico y verificar que el material entregado por
el proveedor cumple con las características estipuladas en la orden de compra.
Asimismo, debe hacer una inspección para detectar la existencia de material
dañado.
En caso de que la inspección realizada por el
encargado de recepción de materiales sea totalmente satisfactoria, éste emite
una nota de recepción de materiales. Dicha nota es el único documento que queda
como evidencia formal de la entrega del material. La nota de recepción se le
entrega a la persona que llevó el material, contra la nota de remisión expedida
por el proveedor. La nota de recepción debe contener la siguiente información:
- Número de nota de recepción.
- Fecha de recepción.
- Nombre del proveedor.
- Fecha en la que se hizo la orden de compra.
- Número de orden de compra.
- Clave del material.
- Descripción del material.
- Cantidad recibida.
- Precio unitario.
- Importe total de la mercancía recibida.
- Firma de la persona que recibió el material.
